LOADING  
Fiscaal
Civiel

Handvat Wwft-beleid

Handvat Wwft-beleid

Dit thema maakt onderdeel uit van het kennisdossier: Risicomanagement Mail a friend
Bijgewerkt tot 1 april 2022
De redactie

1 Inleiding

Het Wwft-beleid van kantoor heeft in elk geval betrekking op de naleving van de bepalingen als bedoeld in paragraaf 1.2, Hoofdstuk 2, paragraaf 3.2 en Hoofdstuk 5 van de Wwft (art. 2c lid 4 Wwft).

  • Deze bepalingen zijn in dit handvat verwerkt. 
  • De bepalingen zijn bovendien, geselecteerd op relevantie voor de notariële praktijk, opgenomen in het Uittreksel regelgeving Wwft. Dit uittreksel kan aan het beleid worden gehecht.

De resultaten van de risicoanalyse op kantoorniveau (KRA, art. 2b Wwft) moet het kantoor in staat te stellen haar Wwft-beleid vorm te geven. Er moet beleid, bestaande uit gedragslijnen, procedures en maatregelen, worden opgesteld om de geïdentificeerde risico’s te beperken en effectief te beheersen (art. 2 Wwft).
Bij de KRA moeten ook de uitkomsten van de nationale risicoanalyse (NRA) worden meegenomen (art. 2c lid 1 Wwft). De NRA houdt op haar beurt weer rekening met de uitkomsten van de supranationale risicoanalyse (SNRA). Zie voor een samenvatting van de rapporten van de nationale risicoanalyse het Overzicht relevante externe bronnen.

Procedures
De belangrijkste procedures zijn de twee pijlers van de Wwft: cliëntenonderzoek en meldingsplicht. 

Maatregelen
Er moeten interne maatregelen zijn om het doel van de wettelijke regels, het beleid en de procedures daadwerkelijk te kunnen bereiken, zoals interne controle op de effectiviteit van de procedures. Doen deze wat ze moeten doen, namelijk het effectief beheersen en beperken van de risico’s?

Gedragslijnen
Er moeten maatregelen worden genomen waarmee binnen kantoor kennis en ‘awareness’ wordt gecreëerd bij iedereen met cliëntcontact zodat de procedures en maatregelen daadwerkelijk en op een effectieve manier (kunnen) worden toegepast en doen wat ze moeten doen.

Uit de analyse van de risico’s moet duidelijk worden of de geïdentificeerde risico’s inderdaad adequaat kunnen worden ondervangen. In het beleid kan daarom ook aan de orde komen in welke gevallen in principe geen zakelijke relatie kan worden aangegaan gezien de onbeheersbare risico’s (dan wel een bestaande relatie moet worden beëindigd).
Het beleid heeft geen betrekking op diensten die niet onder de Wwft vallen (art. 1a lid 4d Wwft). Het komt voor dat diensten die niet onder de Wwft vallen beleidsmatig wel daaronder worden gebracht (bijvoorbeeld omwille van duidelijkheid in praktijk).
Let wel: waarschijnlijk is bedoeld alleen het cliëntenonderzoek van overeenkomstige toepassing te verklaren. Neem dit dan uitdrukkelijk op in het beleid! Anders kan een conflict ontstaan met de geheimhoudingsplicht die wordt doorbroken in het kader van de meldingsplicht. Bovendien is toestemming nodig van de cliënt om de cliëntgegevens vijf jaar te mogen bewaren (art. 33 Wwft).

Van belang is dat de medewerkers in de praktijk (‘de eerste linie’) het beleid ook daadwerkelijk naleven. Mede om die reden is een onderdeel van het beleid: het vormgeven van de compliance (art. 2d Wwft). Zie hierover de toelichting Compliance en het Handvat Compliance. Om het beleid te kunnen naleven, is bewustzijn in de praktijk vereist: in het algemeen van witwassen en terrorismefinanciering en de Wwft en in het bijzonder van het kantoorbeleid. Hierop ziet onder meer de opleidingsverplichting van alle medewerkers (art. 35 Wwft). Zie ook hiervoor bij ‘Gedragslijnen’.

Voor de keuze om naast een Wwft-verantwoordelijke een Wwft-functionaris aan te wijzen, zie de toelichting in het Handvat Compliance.

Het beleid moet actueel worden gehouden (art. 2c lid 4 Wwft). Periodiek moet worden getoetst of de gedragslijnen, procedures en maatregelen de geïdentificeerde risico’s in de dagelijkse praktijk inderdaad beperken en effectief beheersen. Als dat niet het geval blijkt te zijn, kan dat bijvoorbeeld de volgende oorzaken hebben: 

(i) onvoldoende afstemming op de resultaten van de risicobeoordeling op kantoorniveau;
(ii) de resultaten zijn niet (meer) adequaat (de resultaten van de risicoanalyse moeten ook actueel worden gehouden);
(iii) de toepassing in de dagelijkse praktijk door de ‘eerste lijn’ door de werknemers is niet effectief.
Afhankelijk van de oorzaak van het resultaat moet gerichte actie worden ondernomen.

2 Handvat Wwft-beleid

Het Handvat Wwft-beleid kan worden gebruikt om het beleid van kantoor vorm te geven. Het dient ter inspiratie en is uitdrukkelijk geen model. Het is geen verplichting op grond van de Wwft om het beleid op deze wijze vorm te geven, dat wordt aan de kantoren zelf overgelaten. De Wwft geeft wel aan wat er in elk geval in opgenomen moet worden (zie toelichting Wwft-kantoorbeleid).

Bekijk hier het Handvat Wwft-beleid

Daarnaast kunnen de volgende praktische tools, afgestemd op de eigen praktijk, als bijlagen worden opgenomen in het beleid: